Como escolher brindes para eventos ao ar livre e festivais

Para um evento ao ar livre a escolha recai quase sempre em artigos leves, úteis no momento e rápidos de entregar: leques, bonés, sacos de pano, garrafas. Mas a pergunta difícil chega logo a seguir, e é a que mais recebemos na fase de orçamento: quantas unidades encomendar, com quanta antecedência e como diferenciar o que recebem o público, a equipa e os patrocinadores. É aí que um fornecimento corre bem ou se complica.

Um evento ao ar livre não é uma feira coberta nem uma simples lembrança de verão. Mudam o fluxo de pessoas, a meteorologia, o tempo disponível para entregar e o uso imediato do artigo. Isto não significa descurar o produto: é precisamente a variedade do catálogo de brindes personalizados que permite escolher o adequado a cada papel. Mas num grande evento o valor joga-se na gestão.

Porque é que os brindes para eventos ao ar livre seguem critérios diferentes

Ao ar livre e perante muito público as condições mudam: há sol ou chuva, as pessoas circulam, o tempo de entrega conta-se em segundos e os pontos de distribuição têm de estar guarnecidos. Neste contexto um artigo funciona se for usado de imediato, entregue depressa e tiver um logotipo visível no local. É uma lógica diferente da feira, onde o objetivo é o contacto qualificado e a lembrança posterior, como vemos no guia sobre brindes promocionais para feiras.

Público, equipa e patrocinadores não recebem o mesmo

Um dos erros mais comuns é tratar todos os destinatários da mesma forma. Num evento bem organizado, pelo contrário, o artigo muda consoante o papel de quem o recebe.

Público geral

Para o público são necessários artigos leves, fáceis de entregar e úteis no momento: leques, bonés, sacos de pano leves, pequenos acessórios, e canetas ou cadernos quando existe acreditação ou programa impresso. Contam o custo unitário e a utilidade, porque as quantidades são elevadas.

Equipa e organização

A equipa precisa de vestuário e acessórios que a tornem identificável e operacional: bonés, roupa coordenada, bolsas de cintura, sacos de cordas ou mochilas para o material. Aqui o objetivo não é a oferta mas a função, porque um público que reconhece de imediato quem gere o evento orienta-se melhor.

Patrocinadores, convidados e zona de hospitalidade

Para patrocinadores e convidados escolhem-se artigos mais duradouros ou percebidos como valiosos: garrafas, sacos, cadernos, kits mais cuidados. São os destinatários em que faz sentido investir num artigo que permanece e volta a ser usado depois do evento.

Quantas unidades encomendar e com quanta antecedência

É a pergunta que surge antes do preço, e quase sempre é mal colocada. O cálculo não parte da lotação prevista: parte do número de unidades que os pontos de distribuição conseguem entregar durante o horário de funcionamento, que é sempre inferior. A essa base acrescenta-se uma parte destinada à equipa, aos patrocinadores, aos convidados e aos imprevistos: pela nossa experiência, uma margem de cerca de 10 por cento cobre a maioria das situações.

Quanto aos prazos vale uma regra simples: quanto maior for a tiragem, mais a limitação passa da disponibilidade para a produção. Uma encomenda para eventos demora cerca de 15 dias úteis a contar da aprovação da arte final, descendo para 8 dias úteis com a opção de produção rápida selecionável na finalização da encomenda. A isto acresce sempre o tempo de aprovação da amostra e o do transporte até ao recinto, mais longo nas entregas fora de Itália: são os dois passos mais esquecidos quando se conta para trás a partir da data do evento. Na época de eventos a procura concentra-se em poucas semanas e os prazos alongam-se para todos: planear com antecedência, como recordamos no guia sobre brindes promocionais de verão, é o que permite escolher o produto certo em vez de recorrer ao que está disponível.

Os critérios logísticos que costumam ser subestimados

É aqui que um grande evento se distingue verdadeiramente. Para além do produto contam aspetos práticos que em pequenas quantidades quase não se notam: o peso e o volume das caixas, a facilidade de armazenamento nos bastidores, a rapidez com que a mercadoria chega aos pontos de distribuição, e o facto de o artigo ser autoexplicativo, ou seja, não exigir explicação para ser usado. Para os kits convém uma embalagem mínima ou um saco que os contenha, e ajuda muito receber a mercadoria já separada por ponto de distribuição em vez de em paletes para triar no local.

Que brindes funcionam melhor nos grandes eventos ao ar livre

Mais do que uma lista interminável, convém raciocinar por função: a cada necessidade do evento corresponde uma família de produtos.

Que técnica de personalização escolher

É a pergunta que muitos guias não respondem, e no entanto influencia o acabamento, a duração e o custo mais do que a escolha do artigo. A técnica decide-se pelo material.

• Algodão (sacos de pano, t-shirts, sacos de cordas): a serigrafia é a opção mais eficiente em tiragens grandes com logotipo de poucas cores; o transfer digital resolve melhor logotipos multicolores, degradés e quantidades reduzidas.
• Bonés: o bordado resiste ao uso e tem maior valor percebido, pelo que é preferível nas peças destinadas à equipa; o transfer continua a ser alternativa na frente.
• Aço (garrafas, termos): a gravação a laser é permanente e não teme lavagens nem riscos, mas devolve um só tom; a serigrafia permite cor à custa de menor resistência ao longo do tempo.
• Plástico (canetas, leques, pequenos acessórios): a tampografia é o padrão em superfícies pequenas ou curvas.
• Sublimação: a avaliar em projeto específico, através de parceiros técnicos especializados.

Duas precauções valem para todas as técnicas: verificar a área de impressão disponível antes de aprovar o logotipo, porque em bonés e garrafas é mais reduzida do que se imagina, e pedir sempre uma amostra antes da produção quando a tiragem é significativa.

Kit de evento: quando compensa coordenar vários artigos

Nos grandes eventos costuma funcionar melhor um kit simples de poucas peças coordenadas: um saco ou saco de cordas que contenha uma garrafa, um boné ou um leque, um programa ou um caderno, e se for caso disso uma peça para a equipa. Um kit reduz o desperdício, acelera a distribuição e torna a marca mais reconhecível do que artigos entregues avulso. É o mesmo princípio de uma gama coordenada, em que brindes, vestuário e materiais de entrega seguem uma única lógica visual, como parte de um sistema coerente de comunicação da marca.

As perguntas a fazer antes de encomendar

Antes de confirmar um fornecimento para um evento ao ar livre, algumas perguntas ajudam a evitar os erros mais comuns:

• Quantas pessoas vão participar, e quantas chegam realmente aos pontos de distribuição?
• O artigo será entregue à entrada, no stand, no balcão de hospitalidade ou durante o evento?
• Deve ser usado no momento ou recordar a marca depois do evento?
• Quem o recebe: público, equipa, patrocinadores ou convidados?
• Quanto espaço ocupa em armazém e no ponto de distribuição?
• Que técnica de personalização resiste melhor no material escolhido, e qual é a área de impressão disponível?
• É preciso um kit coordenado ou bastam artigos avulso?
• Os prazos de produção são compatíveis com a data do evento, amostra incluída?

A Shop for Shop é uma empresa italiana em atividade desde 2006, fornecedora direta de brindes personalizados para empresas, eventos e ações promocionais em Itália e em mais de trinta países europeus. A empresa foi fundada em 2006 por Salvo Miciluzzo, que a dirige como administrador. Os critérios reunidos neste guia — quantidades calculadas pela distribuição real, prazos de produção, escolha da técnica em função do material — nascem dos erros que se repetem com maior frequência nos fornecimentos para eventos, quando uma encomenda chega demasiado tarde ou demasiado genérica. Para um evento ao ar livre a escolha não parte do artigo, mas do público, da logística, da distribuição e do uso real.

Perguntas frequentes

Que brindes escolher para um evento ao ar livre?
Convém partir de artigos úteis de imediato e fáceis de entregar: leques, bonés, garrafas e sacos de pano leves. Depois ajusta-se a escolha ao papel de quem os recebe e às condições do recinto, como o calor, a chuva e o fluxo de público.

Quantos brindes encomendar para um evento ou um festival?
O cálculo não parte da lotação prevista, mas do número de unidades que os pontos de distribuição conseguem entregar durante o horário de funcionamento, que é sempre inferior. A essa base acrescenta-se uma margem para a equipa, os patrocinadores, os convidados e os imprevistos: cerca de 10 por cento cobre a maioria das situações. Sobrestimar deixa excedentes em armazém; ficar aquém deixa as últimas horas do evento a descoberto.

Com quanta antecedência encomendar os brindes de um festival?
Com bastante antecedência. A produção de uma encomenda para eventos demora cerca de 15 dias úteis a contar da aprovação da arte final, ou 8 dias úteis com a opção de produção rápida. A isto acresce o tempo de aprovação da amostra e o transporte até ao recinto, mais longo nas entregas fora de Itália. Na época de eventos a procura concentra-se em poucas semanas e os prazos alongam-se para todos.

Como diferenciar os brindes para o público, a equipa e os patrocinadores?
Ao público destinam-se artigos leves e úteis em grandes quantidades; à equipa, vestuário e acessórios identificáveis e práticos, como bonés e roupa coordenada; a patrocinadores e convidados, artigos mais duradouros e de maior valor percebido, como garrafas, sacos e cadernos.

Que técnica de personalização escolher para os brindes de um evento?
Depende do material. No algodão dos sacos e das t-shirts, a serigrafia rende melhor em tiragens grandes com poucas cores, enquanto o transfer digital resolve melhor logotipos multicolores e quantidades reduzidas. Nos bonés, o bordado resiste mais e valoriza o artigo. Nas garrafas e termos em aço, a gravação a laser é permanente. Nas canetas e leques em plástico usa-se a tampografia.

Quando compensa preparar um kit de evento coordenado?
Um kit compensa quando é preciso entregar vários artigos em conjunto mantendo ordem e identidade visual: um saco de pano ou um saco de cordas com garrafa, boné e programa reduz o desperdício, acelera a distribuição e reforça a imagem da marca.

Como evitar excedentes ao encomendar brindes para grandes eventos?
Dimensionando as quantidades pela capacidade real de distribuição e não pela lotação, escolhendo artigos úteis e autoexplicativos, distinguindo cada destinatário e privilegiando produtos reutilizáveis. Um kit coordenado e um planeamento realista dos prazos reduzem as sobras e as unidades por usar.