Kurz erklärt

  • Der physische Lagerbestand ist nicht der nutzbare Bestand: reservierte, beschädigte oder nicht mehr zum aktuellen Logo passende Stücke müssen getrennt erfasst werden.
  • Der niedrigste Stückpreis ist nicht der niedrigste Gesamtpreis: eine günstige Preisstaffel wird teuer, sobald ein Teil der Stücke liegen bleibt.
  • Nicht jeder Artikel bleibt gleich lange verwendbar: Datumsangaben, Slogans und Editionen verkürzen die Nutzungsdauer, das Logo allein verlängert sie.
  • Der Meldebestand ist kein fixes Intervall für alle: er muss den Verbrauch während Grafiknachweis, Produktion und Lieferung abdecken oder bei geplanten Aktionen an die Termine im Kalender gekoppelt sein.

Von welchem Problem gehen Sie aus?

  • Ich habe seit Monaten Kartons im Lager stehen und weiß nicht, wohin damit → der Abschnitt darüber, was veraltet und was sich noch verwenden lässt
  • Ich weiß nicht, wie viele Stücke mir wirklich zur Verfügung stehen → der Unterschied zwischen physischem Lagerbestand und nutzbarem Bestand
  • Ich möchte beim nächsten Mal besser bestellen → beginnen Sie bei den wiederkehrenden Artikeln: Kugelschreiber, Trinkflaschen und Thermoskannen, Tragetaschen

Ein Lager mit Werbeartikeln wird über drei wiederkehrende Entscheidungen gesteuert: wie viel tatsächlich verfügbar ist, wie viel pro Bestellung geordert wird und wann die Nachbestellung ausgelöst wird. Das wirkt wie ein Logistikthema, entsteht aber viel früher — in dem Moment, in dem die Menge festgelegt wird.

Der Ablauf ist fast immer derselbe. Man sieht die Preisliste, stellt fest, dass der Stückpreis mit steigender Menge sinkt, und bestellt die nächsthöhere Staffel, um zu „sparen“. Ein halbes Jahr später liegt ein Teil der Stücke noch immer im Lager, das Logo wurde inzwischen überarbeitet und diese Artikel eignen sich nicht mehr als aktuelles Unternehmensmaterial. Es ist derselbe Fehler, an dem viele Beschaffungen scheitern — bestellen, ohne zu fragen, wer den Artikel nutzt und in welchem Rhythmus — ein Thema, das der Leitfaden dazu behandelt, warum viele Werbeartikel scheitern und wie man es vermeidet. Hier sehen wir, wie Sie feststellen, was Sie wirklich haben, wie viel Sie bestellen, was sich zu bevorraten lohnt, wie Sie es lagern und wann Sie nachbestellen.

Lager mit personalisierten Werbeartikeln: Trinkflaschen, Notizbücher, Kugelschreiber, Tragetaschen und Kartons nach Produkt sortiert im Regal
Ein nach Charge und Datum geordneter Bestand lässt sich in wenigen Minuten prüfen: das ist die Voraussetzung dafür, dass die Nachbestellung zum richtigen Zeitpunkt startet.

Physischer Lagerbestand und tatsächlich nutzbarer Bestand

Der erste Fehler ist nicht das falsche Bestellen, sondern das falsche Zählen. Ein Unternehmen kann fünfhundert Kugelschreiber im Lager haben und trotzdem nur vierzig Stück wirklich einplanen können, weil der Rest bereits zugeteilt, beschädigt oder nicht mehr mit dem aktuellen Erscheinungsbild vereinbar ist. Es lohnt sich deshalb, jeder Position einen einfachen Status zuzuweisen.

  • Verfügbar: unbeschädigt, aktuell und keiner Verwendung zugeordnet.
  • Reserviert: bereits für eine Veranstaltung, einen Standort, den Außendienst oder ein Set eingeplant.
  • Zu prüfen: Qualität, Verpackung, Logo oder Passung zur laufenden Kampagne noch zu kontrollieren.
  • Nicht nutzbar: beschädigt, unvollständig oder mit nicht mehr aktuellen Angaben versehen.
  • In Zulauf: bereits bestellt, aber noch nicht eingegangen und geprüft.

Die Zahl, die für die Entscheidung zählt

Nutzbarer Bestand = physischer Lagerbestand − reservierte Stücke − zu prüfende Stücke − nicht nutzbare Stücke. Alles, was in Zulauf ist, wird separat geführt, bis es eingegangen und geprüft wurde. Diese Zahl, nicht der physische Bestand, sagt, ob eine Nachbestellung nötig ist.

Jede Entnahme sollte mindestens Datum, Menge und Empfänger festhalten. Ein Warenwirtschaftssystem ist dafür nicht nötig: für ein überschaubares Lager genügt eine gemeinsam genutzte Tabelle mit Artikel, verfügbarer Menge, reservierter Menge, Standort und letzter Bewegung. Das Werkzeug zählt weniger als die Regelmäßigkeit, mit der es gepflegt wird.

Wie viel tatsächlich bestellen

Ausgangspunkt ist nicht die Preisstaffel, sondern der reale Verbrauch: die Historie der Entnahmen oder — falls es keine gibt — die bereits terminierten Anlässe, samt der je Anlass eingeplanten Stückzahl.

Praktische Berechnung der Nachbestellung

Nachbestellmenge = erwarteter Verbrauch bis zur nächsten Lieferung + Sicherheitszuschlag − nutzbarer Bestand − bereits in Zulauf befindlicher Bestand.

Zum Sicherheitszuschlag: bei Veranstaltungen und offener Verteilung kann ein Richtwert von rund 10 % über dem geschätzten Bedarf als Ausgangspunkt dienen und deckt beschädigte Stücke, Muster und kurzfristige Anfragen ab. Er sollte jedoch am Grad der Unsicherheit ausgerichtet und nicht automatisch auf personalisierte, saisonale oder stark veralterungsgefährdete Artikel angewendet werden. Maßstab ist die Vorhersagbarkeit des Verbrauchs, keine feste Regel.

Eine kleinere Bestellung senkt das Risiko von Restbeständen, muss aber gegen Mindestmengen, Einrichtungs- und Klischeekosten, Fracht und Produktverfügbarkeit abgewogen werden: Modelle und Farben bleiben nicht unbegrenzt lieferbar, und verschiedene Chargen können leichte Farbabweichungen aufweisen. Die richtige Wahl minimiert die Gesamtkosten des tatsächlich genutzten Bestands — nicht den Stückpreis und nicht die Anzahl der Bestellungen.

Art des Bestands Beispiele Wie planen Hauptrisiko
Laufend Kugelschreiber, Notizbücher, Trinkflaschen, Schlüsselanhänger, Tragetaschen Mindestbestand und Nachbestellung nach Verbrauchshistorie Plötzlicher Fehlbestand
Veranstaltungsbezogen Artikel für Messen, Kongresse, Tage der offenen Tür Menge je Termin und erwartetem Publikum Überhang nach der Veranstaltung
Saisonal Handfächer, Strandtücher und weitere Sommer Werbeartikel Nutzungsfenster und Stichtag für die Verteilung Restbestand bis zur nächsten Saison
Personalisiert oder selektiv Auszeichnungen, Sets mit Namen, Geschenke für bestimmte Kunden Bestellung nach bestätigten Empfängern Nicht übertragbare Stücke

Wenn es um die Jahresausgaben und nicht um die einzelne Bestellung geht, schließt das Thema an den Leitfaden an, wie Sie das Werbeartikel-Budget ohne Streuverluste planen: das Lager ist der Teil des Budgets, den man erst im Nachhinein sieht — wenn die Stücke bereits bezahlt sind.

Was sich zu bevorraten lohnt und was nicht

Nicht jeder Werbeartikel bleibt gleich lange verwendbar. Für die wirtschaftliche Veralterung sind vor allem die aufgedruckten Informationen entscheidend: je mehr Datumsangaben, Editionen, Slogans oder Kontaktdaten ein Artikel trägt, desto schneller passt er nicht mehr zu den nächsten Aktionen.

Trinkflaschen und Kugelschreiber nur mit Firmenlogo, Werbeartikel ohne Datum zur Bevorratung im Lager
Nur Logo und kein Zeitbezug: das sind die Produkte, die eine längere Lagerung am besten überstehen.
Werbeartikel mit aufgedrucktem Veranstaltungsnamen und Datum, unbenutzt in einem Karton im Lager
Datum, Edition und Slogan binden das Stück an eine einzelne Aktion: ist sie vorbei, sinkt die Chance auf eine Weiterverwendung als aktuelles Material deutlich.

Am besten lagerfähig sind die wiederkehrenden Produkte mit reinem Logo und ohne Zeitbezug: Kugelschreiber, Notizbücher, Trinkflaschen und Thermoskannen, Schlüsselanhänger, Tragetaschen. Sie lassen sich in ganz unterschiedlichen Situationen verteilen und sind an keine einzelne Aktion gebunden. Das Risiko verschwindet nicht vollständig — Lagerbedingungen und ein möglicher Wechsel des Corporate Designs bleiben — es ist aber deutlich geringer.

Ein praktisches Verfallsdatum haben dagegen alle Stücke mit Datum, Veranstaltungsnamen, Slogan oder Kontaktdaten. Es lohnt sich, sie bereits beim Wareneingang physisch von den wiederkehrenden Artikeln zu trennen: die beiden Gruppen folgen gegensätzlicher Logik.

Bei manchen Artikeln kann der Einkauf in neutraler Ausführung sinnvoll sein, wobei die Veredelung auf den Zeitpunkt der Verwendung verschoben wird: ohne aufgebrachtes Logo sinkt das Veralterungsrisiko durch einen Wechsel des Corporate Designs, und der Einsatz bleibt flexibler. Ob die neutrale Variante verfügbar ist und später bedruckt werden kann, muss allerdings produktbezogen geprüft und vor der Bestellung vereinbart werden.

Was mit bereits liegengebliebenen Beständen tun

Ist das Lager bereits voll, bleibt Wegwerfen die letzte Option. Wiederkehrende Artikel mit dem aktuellen Logo lassen sich fast immer noch einsetzen: Willkommenspakete, Zugabe am Tresen, Beilage zu einer Sendung. Stücke, die an eine abgeschlossene Aktion gebunden sind, bieten weniger Wege, aber einige bleiben: interne Verwendung, Schulungen, Ausstattung des Teams in nicht öffentlichen Situationen. Zu vermeiden ist, sie so zu verteilen, als wären sie aktuell — ein überholtes Datum vermittelt mehr Unorganisiertheit, als der Nutzen des Artikels ausgleichen kann.

Bestände lagern und rechtzeitig nachbestellen

Wie Werbeartikel im Lager aufbewahrt werden

Ein beschädigter Artikel ist derselbe Verlust wie ein veralteter, mit dem erschwerenden Umstand, dass man es am Tag vor der Veranstaltung merkt. Die nützlichen Regeln sind wenige und gelten für fast alle Kategorien.

  • Trocken und sauber. Feuchtigkeit macht Textilien und Karton unverteilbar, auch wenn das Stück selbst unbeschädigt ist: Flecken, Geruch, Schimmel.
  • Vor direktem Licht geschützt. Sonne bleicht Stoffe und Drucke aus, und nach Monaten fällt der Farbunterschied zwischen den Chargen auf.
  • Ohne Quetschung. Keine schweren Kartons auf Taschen, Kappen oder Verpackungen: die Verformung lässt sich meist nicht rückgängig machen.
  • Fern von Wärmequellen. Bei Kunststoffen und Klebstoffen verändert anhaltende Wärme Form und Haftung der Drucke.
  • Lebensmittelnahe Artikel getrennt. Tassen und Trinkflaschen mit Lebensmittelkontakt gehören verschlossen, sauber und geruchsgeschützt gelagert.

Zwei organisatorische Gewohnheiten erledigen dann den Rest: jeden Karton mit Produkt, Menge und Eingangsdatum beschriften und immer die ältesten Chargen zuerst ausgeben. Es ist die einfachste Regel der Lagerhaltung und zugleich die, gegen die am häufigsten verstoßen wird.

Wann die Nachbestellung ausgelöst wird

Der wiederkehrende Fehler besteht darin, erst bei leerem Lager nachzubestellen: dann ist es zu spät, denn zwischen Bestellung und Lieferung liegt die Beschaffungszeit. Der Meldebestand wird rückwärts berechnet und muss den erwarteten Verbrauch während Grafiknachweis, Produktion und Lieferung abdecken — nicht einen festen, für alle gleichen Zeitraum.

Die Produktion benötigt in der Regel etwa 15 Arbeitstage ab Freigabe der Druckdaten; bei geeigneten Produkten kann die Expressproduktion die Zeit auf 8 Arbeitstage verkürzen und lässt sich im Bestellvorgang auswählen. Dazu kommen Grafiknachweis, interne Abstimmung und Transport. Ein wöchentlich verteilter Artikel braucht daher einen weit höheren Meldebestand als einer, der nur zu zwei Anlässen im Jahr eingesetzt wird — bei diesem empfiehlt es sich stattdessen, die Bestelltermine im Kalender festzulegen.

Werbeartikel-Bestände verwalten, Schritt für Schritt

Die Verwaltung lässt sich auf fünf Schritte reduzieren, die sich in jedem Zyklus wiederholen.

  1. Inventur machen und jeder Position einen Status zuweisen. Trennen Sie verfügbar, reserviert, zu prüfen, nicht nutzbar und in Zulauf: der nutzbare Bestand ist das, was nach Abzug von reservierten, zu prüfenden und nicht nutzbaren Stücken übrig bleibt.
  2. Artikel nach Einsatzart gruppieren. Laufend, veranstaltungsbezogen, saisonal oder personalisiert: jede Gruppe folgt einer eigenen Planungslogik.
  3. Entnahmen erfassen und Historie aufbauen. Datum, Menge und Empfänger zeigen den realen Verbrauch und welche Aktivitäten den meisten Bestand binden.
  4. Sicherheitszuschlag artikelweise festlegen. Er kann reduziert werden, wenn Empfänger und Mengen bestätigt sind, und erweitert, wenn die Verteilung offen ist; bei personalisierten Artikeln sollte er nicht als automatischer Prozentsatz angewendet werden.
  5. Meldebestand an der Beschaffungszeit ausrichten. Er muss den Verbrauch während Grafiknachweis, Produktion und Lieferung abdecken; prüfen Sie vor der Bestellung, ob Logo und Druckdaten noch aktuell sind.

Was wir seit 2006 zur Lagerhaltung beobachten

Nach unserer Erfahrung entstehen die am schwersten abzubauenden Restbestände nicht immer aus einer einzigen großen Bestellung: oft entstehen sie aus kleinen Mengen, die zu verschiedenen Zeitpunkten gekauft wurden, mit Logos, Farben oder Zwecken, die nicht mehr zusammenpassen. Was wir dabei beobachten, ist tendenziell, dass Unternehmen, die Empfänger und Entnahme ihrer Artikel erfassen, präziser nachbestellen und passende Restbestände aufbrauchen, bevor sie eine neue Produktion starten. Und ein Detail kehrt immer wieder: Wer kurz vor einer Überarbeitung des Corporate Designs große Mengen einlagert, sitzt fast immer auf unbrauchbarem Material.

Häufige Fehler bei der Verwaltung von Werbeartikel-Beständen

  • Stücke als verfügbar zählen, die bereits für Veranstaltungen, Standorte oder den Außendienst reserviert sind.
  • Die Menge nach der Preisstaffel wählen statt nach dem realen Verbrauch.
  • Stücke mit Datum, Slogan oder Veranstaltungsnamen bevorraten, die mit der Aktion verfallen.
  • Große Mengen bestellen, während das Corporate Design überarbeitet wird.
  • Textilien und Verpackungen feucht oder unter schweren Lasten lagern.
  • Den Engpass erst bemerken, wenn die Veranstaltung naht und keine Zeit mehr für Grafiknachweis und Produktion bleibt.
Vergleich zwischen einem unordentlichen Regal mit Werbeartikeln und einem nach Kategorien organisierten Lager mit verfügbarem und reserviertem Bestand
Rechts kennzeichnet das Häkchen den verfügbaren Bestand und das Schloss den bereits reservierten: das sind die beiden Status, die über eine Nachbestellung entscheiden.

Die Fragen vor jeder Bestellung

Bevor Sie eine Bestellung von Werbeartikeln für das Lager bestätigen, verhindern wenige Fragen die teuersten Restbestände:

  • Wie viele Stücke sind physisch vorhanden und wie viele davon wirklich verfügbar?
  • Gibt es Artikel, die bereits reserviert, in Zulauf oder an andere Standorte verteilt sind und in der Zählung fehlen?
  • Trägt das Stück Datumsangaben, Slogans oder Kontaktdaten, die verfallen können, und ist das Logo die endgültige Fassung?
  • Entspricht die Menge einer geplanten Verwendung oder nur einem Mengenrabatt?
  • Habe ich geeigneten Platz für die Lagerung, und lässt der Nachbestelltermin genug Zeit für Grafiknachweis, Produktion und Lieferung?

Shop for Shop ist ein italienisches Unternehmen, das seit 2006 als direkter Anbieter von Werbeartikeln und personalisierter Kleidung für Unternehmen, Geschäfte und Veranstaltungen in Italien und in über dreißig europäischen Ländern tätig ist.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen physischem Lagerbestand und nutzbarem Bestand?
Der physische Lagerbestand ist alles, was sich materiell im Lager befindet. Der nutzbare Bestand schließt reservierte Artikel aus, ebenso noch zu prüfende und solche, die wegen Beschädigung oder fehlender Übereinstimmung mit Logo und Kampagne nicht nutzbar sind, und führt alles in Zulauf separat, bis es eingegangen und geprüft wurde. Diese zweite Zahl sagt, ob eine Nachbestellung nötig ist.

Welcher Sicherheitszuschlag ist sinnvoll?
Bei Veranstaltungen und offener Verteilung können rund 10 % über dem geschätzten Bedarf als erster Richtwert dienen und decken beschädigte Stücke, Muster und kurzfristige Anfragen ab. Der Zuschlag sollte jedoch reduziert oder angepasst werden, je nach bestätigten Empfängern, Schwankung der Nachfrage, Saisonalität, Wert des Artikels und Möglichkeit, Restbestände weiterzuverwenden.

Lohnt es sich, mehr zu bestellen, um den Stückpreis zu senken?
Nur wenn die größere Menge in einem vertretbaren Zeitraum tatsächlich verteilt wird. Der Vergleich sollte auf den Gesamtkosten des wirklich genutzten Bestands beruhen und Mindestmengen, Einrichtungskosten und Fracht einbeziehen: die Ersparnis pro Stück schrumpft oder verschwindet, wenn ein Teil der Bestellung liegen bleibt.

Welche Werbeartikel veralten am wenigsten schnell?
In der Regel jene mit reinem Logo, ohne Datumsangaben, Editionen oder zeitlich begrenzte Botschaften: Kugelschreiber, Notizbücher, Trinkflaschen und Thermoskannen, Schlüsselanhänger und Tragetaschen lassen sich zu mehreren Anlässen einsetzen. Das Risiko verschwindet nicht — Lagerbedingungen und ein möglicher Wechsel des Corporate Designs bleiben — es ist aber deutlich geringer.

Wie werden personalisierte Werbeartikel im Lager aufbewahrt?
Trocken und sauber, vor direktem Licht und Wärmequellen geschützt, ohne schwere Lasten auf Taschen, Kappen und Verpackungen. Artikel mit Lebensmittelkontakt gehören verschlossen und sauber gelagert. Kartons mit Produkt, Menge und Datum zu beschriften ermöglicht es, ältere Chargen zuerst auszugeben.

Wann muss die Nachbestellung ausgelöst werden?
Wenn der nutzbare Bestand nur noch den erwarteten Verbrauch während Grafiknachweis, Produktion und Lieferung abdeckt. Die Produktion benötigt in der Regel etwa 15 Arbeitstage ab Freigabe der Daten, bei für die Expressproduktion geeigneten Produkten im Bestellvorgang reduzierbar auf 8. Der Meldebestand hängt von der Verbrauchsgeschwindigkeit des einzelnen Artikels ab, nicht von einem festen Zeitraum.

Für einen Bestand, der wirklich in Bewegung bleibt, beginnen Sie bei den wiederkehrenden Artikeln aus dem Werbeartikel-Sortiment von Shop for Shop und rechnen Sie mit der Menge, die Sie verteilen werden — nicht mit jener, die pro Stück am wenigsten kostet.