Sommer-Werbeartikel bei Sonne und Hitze: So wählen Unternehmen richtig

Für Mitarbeitende im Außeneinsatz, Sommerveranstaltungen, Hospitality-Bereiche und Promotion-Aktionen stehen bei Unternehmen häufig dieselben Produkte zur Auswahl: Kappen oder Hüte, Sonnenbrillen, Fächer, Trinkflaschen und Sonnenschirme. Die entscheidende Frage folgt danach: Welche Artikel tragen tatsächlich dazu bei, die Exposition zu reduzieren, welche verbessern lediglich den Komfort und welche Aussagen lassen sich auf einem personalisierten Produkt verantwortungsvoll verwenden?

Diese Unterscheidung sollte vor der Bestellung getroffen werden. Im Sortiment unserer Werbeartikel finden sich sowohl Produkte, die unmittelbar für mehr Komfort sorgen, als auch Artikel, die je nach Ausführung dazu beitragen können, die Sonneneinstrahlung zu reduzieren. Funktion, Produktprüfung und Kommunikation unterscheiden sich entsprechend.

Sieben Produktkategorien für den Einstieg

Wo Werbeartikel aufhören und Sicherheitsausrüstung beginnt

Personalisierte Kappen, Trinkflaschen und Werbefächer werden nicht allein dadurch zu persönlicher Schutzausrüstung, dass sie mit einem Firmenlogo versehen sind. Anders ist es bei Sonnenbrillen, die dazu bestimmt sind, die Augen vor Sonnenstrahlung zu schützen: Im EU- und EWR-Markt fallen sie unter die Verordnung (EU) 2016/425 über persönliche Schutzausrüstungen. Die für das Produkt geltenden Anforderungen bleiben auch bei einer Personalisierung relevant.

Unternehmen mit Mitarbeitenden im Außeneinsatz müssen Sonne und hohe Temperaturen außerdem im Rahmen der jeweils geltenden Gefährdungsbeurteilung und Arbeitsschutzorganisation berücksichtigen. Werbeartikel können praktische Maßnahmen unterstützen — beispielsweise indem Trinkwasser leichter mitgeführt werden kann oder indem Schattenbereiche eingerichtet werden —, ersetzen aber weder die Gefährdungsbeurteilung noch organisatorische Maßnahmen oder vorgeschriebene Schutzausrüstung.

Diese Abgrenzung ist auch für den Einkauf wichtig. Wenn eine Tätigkeit zertifizierte Warnschutzkleidung, professionelle Schutzbrillen oder eine bestimmte persönliche Schutzausrüstung erfordert, gehört dies in eine eigene technische Spezifikation. Ein Werbeartikel sollte nicht als gleichwertiger Ersatz dargestellt werden, sofern er nicht ausdrücklich für diesen Zweck entwickelt, geprüft und dokumentiert wurde.

Schutz, Komfort und Zugang zu Trinkwasser

Schutz bedeutet, die Exposition zu reduzieren. Je nach Einsatzbereich kann das beispielsweise ein breitkrempiger Hut sein, der auch Ohren und Nacken bedeckt, eine Sonnenbrille mit dokumentierten Eigenschaften oder ein Sonnenschirm, der eine beschattete Fläche schafft. Sinnvoll ist in der Regel die Kombination mehrerer Maßnahmen statt der Erwartung, dass ein einzelner Artikel alle Anforderungen erfüllt.

Auch Schatten stellt keine vollständige Barriere dar. Ein Teil der UV-Strahlung kann durch atmosphärische Streuung oder durch Reflexion an Wasser, Sand und hellen Oberflächen auftreten. Deshalb ergänzen sich verschiedene Maßnahmen, anstatt einander vollständig zu ersetzen.

Komfort ist etwas anderes. Ein Werbefächer bewegt Luft und kann eine Warteschlange, einen Empfang im Freien oder eine Sommerveranstaltung unmittelbar angenehmer machen, filtert jedoch keine UV-Strahlung. Gerade deshalb kann er ein sehr sinnvoller Event-Werbeartikel sein — sofern er als Komfortprodukt und nicht als Sonnenschutz beworben wird.

Der Zugang zu Trinkwasser ist die dritte Anforderung. Eine personalisierte Trinkflasche erleichtert es Teams oder Veranstaltungsgästen, Wasser bei sich zu haben. Das Volumen allein ist jedoch nicht entscheidend. Gewicht, Verschluss, Reinigung und die tatsächliche Möglichkeit zum Nachfüllen am Einsatzort bestimmen, wie praktisch das Produkt ist. Unser Ratgeber zur Auswahl personalisierter Trinkflaschen behandelt Materialien, Größen und Einkaufskriterien ausführlicher.

Was Unternehmen vor der Bestellung prüfen sollten

Außenteams, Eventgäste, Hospitality und Firmenflotten

Wer einen großen Teil des Tages im Freien arbeitet — beispielsweise Aufbaupersonal, Empfangsteams im Außenbereich, Promotion-Teams oder Mitarbeitende an Informationsständen — benötigt Artikel, die für eine wiederholte Nutzung ausgewählt werden und nicht nur für eine einmalige Ausgabe gedacht sind. Ein breit bedeckender Hut, entsprechend dokumentierte Sonnenbrillen und eine geeignete Mehrweg-Trinkflasche stellen andere Anforderungen an den Einkauf als preisgünstige Streuartikel für eine breite Verteilung.

Eventgäste benötigen dagegen häufig leichte Produkte, die sich schnell und in größeren Mengen verteilen lassen. Hinweise zu Stückzahlen, Ausgabepunkten und zeitlicher Planung finden Sie in unserem Ratgeber über Werbeartikel für Open-Air-Veranstaltungen und Festivals.

Hotels, Strandbetriebe, Außengastronomie und Hospitality-Bereiche haben wiederum andere Anforderungen: Sonnenschirme, Sitzmöbel und personalisierte Textilien bleiben am Standort und bieten eine aus größerer Entfernung sichtbare Markenfläche. Vertriebsmitarbeitende und Firmenflotten bilden einen weiteren Anwendungsfall, bei dem Mobilität, Fahrzeuge und längere Fahrzeiten im Mittelpunkt stehen.

Für das Budget ergibt sich daraus eine klare Logik: Bei Produkten, die von Mitarbeitenden regelmäßig genutzt werden, kann eine höhere Investition pro Stück sinnvoll sein. Bei Artikeln für eine breite Verteilung spielt dagegen der kontrollierte Stückpreis eine größere Rolle. Wenn beide Produktlinien dieselbe visuelle Identität, Farbwelt und Veredelungslogik nutzen, lässt sich mit einer koordinierten Markenserie aus Werbeartikeln, Kleidung und Verpackung auch über unterschiedliche Produkt- und Preisniveaus hinweg ein einheitlicher Auftritt schaffen.

Veredelungs- und Personalisierungstechniken

Die Veredelung sollte passend zum Material gewählt werden und darf die Funktion des Produkts nicht beeinträchtigen. Für Kappen und Hüte wird häufig Stickerei eingesetzt, wenn eine strukturierte und langlebige Personalisierung gewünscht ist. Das Ergebnis sollte jedoch immer am konkreten Textil und Modell beurteilt werden. Siebdruck eignet sich auf kompatiblen Textilien besonders für größere Stückzahlen und Motive mit wenigen Farben, während Digitaltransfer mehrfarbige Logos und kleinere Mengen flexibel abbilden kann.

Lasergravur erzeugt auf geeigneten Metalloberflächen eine dauerhafte Markierung, deren Erscheinungsbild vom Grundmaterial und einer möglichen Beschichtung abhängt. Auf Kunststoff, Holz oder Bambus von Fächern und kleineren Werbeartikeln können Tampondruck oder Digitaldruck eingesetzt werden. Bei kleinen Texten sollte die Lesbarkeit auf dem realen Produkt geprüft werden. Sublimation kann bei geeigneten Produkten und Materialien projektbezogen über spezialisierte technische Partner eingesetzt werden.

Bei Sonnenbrillen sollte sich die Personalisierung in der Regel auf Bügel, Etui oder Verpackung konzentrieren. Sie darf weder Gläser noch Sichtfeld oder deklarierte Produkteigenschaften beeinträchtigen und keine vorgeschriebenen Kennzeichnungen, Etiketten oder Herstellerinformationen verdecken.

Verantwortungsvolles Branding: Was sollte auf Sommer-Werbeartikeln stehen?

Eine Personalisierung muss sich nicht auf das Logo beschränken. Eine kurze Botschaft kann den praktischen Nutzen eines Sommerartikels unterstreichen, ohne daraus ein nicht belegbares Schutzversprechen zu machen. Voraussetzung ist, dass die Formulierung verständlich, zur Zielgruppe passend und für die verfügbare Werbefläche geeignet ist.

Sachliche Formulierungen schwächen eine Marke nicht. Sie zeigen vielmehr, dass ein Unternehmen zwischen Werbekommunikation und Gesundheits- oder Sicherheitsinformationen unterscheiden kann — ein Aspekt, den Mitarbeitende, Kunden und professionelle Einkäufer als Zeichen von Seriosität wahrnehmen können.

Vier Sommer-Werbeartikel-Sets für unterschiedliche Einsatzbereiche

So stellen Sie ein Sommer-Werbeartikel-Set in fünf Schritten zusammen

1. Zielgruppe und Dauer der Exposition bestimmen: Unterscheiden Sie zwischen Mitarbeitenden, die ganze Schichten im Freien verbringen, und Personen, die den Artikel nur gelegentlich verwenden.
2. Jeder Anforderung ein Produkt zuordnen: Vermeiden Sie mehrere Artikel mit nahezu identischer Funktion, während ein anderer Bedarf unberücksichtigt bleibt.
3. Relevante Produktdokumentation anfordern: Besonders bei Produkten mit deklarierter Schutzfunktion sollten Konformitätsinformationen, Herstellerhinweise und bei Sonnenbrillen die Filterkategorie geprüft werden.
4. Veredelung passend zum Material auswählen: Bei kleinen Schriften oder feinen Details sollte die Wirkung direkt auf dem realen Produkt kontrolliert werden.
5. Botschaft vor der Freigabe des Korrekturabzugs festlegen: Verzichten Sie auf unbelegte absolute Aussagen und verwenden Sie kurze Formulierungen, die durch die dokumentierten Produkteigenschaften gestützt werden können.

Häufige Fehler beim Einkauf von Sommer-Werbeartikeln

• Ein Komfortprodukt als Schutzprodukt darstellen — ein Werbefächer kann auf einer Sommerveranstaltung sehr nützlich sein, blockiert jedoch keine UV-Strahlung.
• Nach Produktkategorie statt nach Bedarf einkaufen — mehrere Artikel erfüllen am Ende dieselbe Aufgabe, während eine andere wichtige Funktion fehlt.
• Auf Dokumentation verzichten, um den Stückpreis zu senken — insbesondere bei Sonnenbrillen sollte die Produktdokumentation Teil des Lieferantenvergleichs bleiben.
• Aussagen aufdrucken, die das Produkt nicht belegen kann — ein absolutes Versprechen auf mehreren Tausend Werbeartikeln lässt sich nachträglich kaum korrigieren.
• Stückzahlen ausschließlich anhand der erwarteten Besucherzahl kalkulieren, ohne zu berücksichtigen, wie viele Personen über die tatsächlichen Ausgabestellen erreicht werden können.

Diese Fragen sollten Unternehmen vor der Bestellung klären

• Wird der Artikel während einer ganzen Arbeitsschicht im Freien oder nur für wenige Stunden genutzt?
• Soll das Produkt die Exposition reduzieren, den Komfort verbessern oder den Zugang zu Trinkwasser erleichtern?
• Kann der Lieferant für Produkte mit deklarierter Schutzfunktion die erforderlichen Unterlagen bereitstellen?
• Bedeckt die Kopfbedeckung auch Ohren und Nacken oder hauptsächlich das Gesicht?
• Kann die Trinkflasche am Einsatzort unkompliziert nachgefüllt werden?
• Lässt sich die gewünschte Werbeaussage mit den dokumentierten Eigenschaften des Produkts vereinbaren?

Shop for Shop ist ein italienisches Unternehmen, das 2006 von Salvo Miciluzzo gegründet wurde und bis heute von ihm vom Unternehmenssitz in Ragusa aus geführt wird. Wir beliefern Unternehmen, Händler, Organisationen und professionelle Einkäufer in Deutschland, Österreich, der Schweiz und mehr als dreißig europäischen Ländern mit Werbeartikeln, personalisierter Kleidung und individuellen Verpackungslösungen. Die Kriterien dieses Ratgebers basieren auf wiederkehrenden Anfragen von Unternehmen, Veranstaltern, Hospitality-Betrieben und Organisationen mit zeitweise im Freien eingesetzten Teams sowie auf typischen Einkaufsfehlern bei saisonalen Werbeartikeln.

Häufig gestellte Fragen

Welche Werbeartikel sind bei Sonne und Hitze besonders sinnvoll?

Das hängt vom jeweiligen Bedarf ab. Breit bedeckende Hüte, geeignete Sonnenbrillen und Schattenlösungen können dazu beitragen, die Exposition zu reduzieren. Werbefächer sorgen für unmittelbaren Komfort, während personalisierte Trinkflaschen helfen, Wasser griffbereit zu halten. Ein einzelnes Produkt erfüllt nicht alle drei Funktionen.

Schützt eine personalisierte Kappe vollständig vor der Sonne?

Nein. Sie bedeckt nur die Bereiche, die durch ihre jeweilige Form und den Schirm verschattet werden. Eine klassische Baseballkappe lässt beispielsweise Ohren und einen großen Teil des Nackens frei. Modelle mit breiter Krempe oder zusätzlicher Nackenbedeckung decken mehr Fläche ab, sollten aber weiterhin mit Schatten, geeigneter Kleidung und Augenschutz kombiniert werden.

Schützen alle personalisierten Sonnenbrillen vor UV-Strahlung?

Eine dunkle Tönung allein belegt keine ausreichende Schutzwirkung. Im EU- und EWR-Markt fallen Sonnenbrillen, die die Augen vor Sonnenstrahlung schützen sollen, unter die Verordnung (EU) 2016/425. Vor der Bestellung sollten daher die anwendbare Konformitätskennzeichnung, Herstellerinformationen, Filterkategorie, Konformitätserklärung und mögliche Nutzungsbeschränkungen geprüft werden. Für die Schweiz sind zusätzlich die dort geltenden Anforderungen für den jeweiligen Zielmarkt zu berücksichtigen.

Schützt ein Werbefächer vor einem Hitzschlag?

Nein. Ein Fächer bewegt Luft und kann in einer Warteschlange, einem Veranstaltungsbereich oder bei einem Empfang im Freien kurzfristig für mehr Komfort sorgen. Er blockiert jedoch keine Sonnenstrahlung und ersetzt weder Schatten, Wasser und Pausen noch eine geeignete Arbeitsorganisation. Er sollte als Komfortartikel und nicht als Schutzausrüstung kommuniziert werden.

Können Werbeartikel Arbeitsschutzausrüstung ersetzen?

Nein. Werbeartikel können organisatorische Maßnahmen ergänzen, ersetzen aber weder die Gefährdungsbeurteilung noch Arbeitsabläufe oder die nach den jeweiligen Vorschriften erforderliche Schutzausrüstung. Die konkreten Anforderungen sind im jeweiligen DACH-Zielmarkt und für die betreffende Tätigkeit zu prüfen.

Welche Botschaften eignen sich für Sommer-Werbeartikel?

Kurze und belegbare Hinweise wie „Eine Pause im Schatten machen“ oder „Wasser griffbereit halten“ sind in der Regel sinnvoller als absolute Schutzversprechen. Bei begrenzter Werbefläche kann zusätzlich ein QR-Code zu weiterführenden Informationen führen. Formulierungen wie „vollständiger Schutz“ oder „blockiert alle UV-Strahlen“ sollten ohne entsprechende produktspezifische Nachweise vermieden werden.

Wie viele Sommer-Werbeartikel sollten Unternehmen bestellen und wie früh?

Die Menge sollte danach kalkuliert werden, wie viele Personen tatsächlich erreicht werden können. Produkte für den regelmäßigen Einsatz durch Mitarbeitende sollten getrennt von breit verteilten Streuartikeln geplant werden; je nach Projekt kann zusätzlich eine Reserve von etwa zehn Prozent sinnvoll sein. Die Produktion benötigt in der Regel etwa fünfzehn Arbeitstage nach Freigabe des Korrekturabzugs und kann bei dafür geeigneten Produkten mit der verfügbaren Expressoption auf etwa acht Arbeitstage reduziert werden. Für Lieferungen außerhalb Italiens ist zusätzlich die jeweilige Transportzeit einzuplanen.

Für eine koordinierte Sommerkampagne bietet sich als Ausgangspunkt unsere Auswahl an Sommer-Werbeartikeln an. Ergänzend zeigt unser Ratgeber über die rechtzeitige Planung personalisierter Sommer-Werbeartikel, wie sich Bestell- und Produktionszeiten vom geplanten Einsatztermin rückwärts kalkulieren lassen. Vor Produktionsbeginn stellt Shop for Shop einen Korrekturabzug bereit, damit Logo, Botschaft und Positionierung auf dem ausgewählten Produkt geprüft werden können.